Satın alma, her işletmenin kritik bir bileşenidir ve genellikle karmaşık bir süreçtir. Teklif oluşturma, tedarikçilerle pazarlık yapma, siparişleri yönetme ve faturaları işleme gibi adımlar, zaman alıcı ve zorlayıcı olabilir. Odoo Satın Alma uygulaması, bu süreçleri otomatikleştirerek ve basitleştirerek, satın alma departmanının daha verimli ve etkili bir şekilde faaliyet göstermesini sağlar.
Odoo Satın Alma Uygulaması ile Satın Alma İşlemlerinizi Akıcılaştırın
Bu yazıda, Odoo Satın Alma modülünün temellerine odaklanacağız. İstek teklifleri oluşturmaktan sipariş yönetimine ve tedarikçi faturalarını işlemeye kadar satın alma sürecinizi nasıl kolaylaştırabileceğinizi öğreneceksiniz.
Odoo Satın Alma uygulaması, satın alma işlemlerini takip etmeyi, fiyatları müzakere etmeyi ve tedarikçi ilişkilerini verimli bir şekilde yönetmeyi mümkün kılan özellikler sunar. Bu yazıda, uygulama üzerinden sipariş oluşturma, yönetme ve onaylama aşamalarını adım adım ele alacağız.
Odoo Satın Alma Uygulamasının Faydaları
Düzenli Satın Almalar:
Odoo ile tüm satın alma işlemlerinizi tek bir platformda düzenli bir şekilde takip edebilirsiniz.
Otomatikleştirilmiş İşlemler:
Tekliflerden sipariş onaylarına kadar birçok işlem otomatikleştirilerek zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlanır.
Gelişmiş Tedarikçi İlişkileri:
Odoo, tedarikçilerinizle iletişimi kolaylaştırır ve ilişkileri güçlendirmenize yardımcı olur.
Odoo Satın Alma Modülü ve İstek Teklif Formu (RFQ) Yönetimi
Odoo Satın Alma modülü, size satın alma işlemlerinizle ilgili genel bir bakış sunar. Bu modülde, gönderdiğiniz tekliflerin son durumlarını (geçmiş veya yaklaşan teslim tarihleri) ve satın alma performansınızı gösteren önemli metrikleri görüntüleyebilirsiniz.
Yazının devamında, teklif oluşturma, tedarikçi seçme, teslim tarihlerini ayarlama ve alınan teklifleri yönetme adımlarını detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.
Aşağıda şunları ele alacağız:
- Tedarikçilere Teklif Gönderme
- Odoo’da Sipariş ve Teslimat Yönetimi
- Oda Sisteminde Sipariş ve Fatura Yönetimi
Bu yazıyı takip ederek, Odoo Satın Alma uygulamasını kullanarak satın alma sürecini nasıl optimize edebileceğinizi öğrenebilirsiniz.
Öncelikle bir satın alma teklif talebi oluşturuyoruz.
Bu talepte fiyat teklifi almak istediğimiz ürünleri girdikten sonra E-Posta İle Gönder butonu ile ilgili tedarikçiye teklif talebimizi yönlendiriyoruz.
Satın Alma talebini yolladıktan sonra gelen fiyatları girerek siparişi onaylayabilir veya teklif talebini iptal edebiliriz. Senaryomuzda onaylayarak devam edelim.
Onayladıktan sonra fiyatları onaylıyoruz diyerek bilgilendirmek amacıyla (Purchase Order)PO E-Postayla Gönder butonuna basarak mail gönderebiliriz.
Fark edersiniz ki bir satın almayı onaylayınca Alım sekmesi ve Ürün Kabulleri butonu geliyor. Buradaki buton ve sekme bizi stok hareketi formuna götürüyor.
Burada ürün satırlarında biten kısmında teslim alınan miktarı girerek Doğrula butonu ile stoğumuza alıyoruz. Eğer ürün eksik gelirse Ön Teslimat oluştur veya oluşturma diyerek devam ediyoruz.
Ön teslimat oluştur dersek kalan miktarları kullanarak yeni bir stok hareketi oluşturur.
Satın Almanın teslim alınan ürünlerine göre Faturalama Durumu adı altında Bekleyen Faturalar şeklinde görebiliriz. Eğer teslim alınmamış veya bazı ürünler teslim alınmış ve faturası oluşturulmuşsa Faturalanacak Bir Şey Yok yazacaktır. Tüm ürünler teslim alınarak faturaları oluşmuşsa Tamamı Faturalanan şeklinde görülecektir.
Satın Alma Siparişi formundaki Fatura Oluştur butonuna bastıktan sonra ilgili satın almanın faturası aşağıdaki gibi karşımıza gelecektir.
Yukarıdaki Fatura Formunda ilgili satın almayı Satın Alma sekmesinde adı altında görüyoruz.
Satın alma ile bağlantılı fatura ve stok hareketlerini Tedarikçi Faturası ve Alım sekmesine basarak aşağıdaki gibi listeleyebiliriz.
Tüm yaptığınız hareketlerde Odoo log tutmaktadır.
Odoo’nun Satın Alma modülünde Yapılandırma — Ayarlar — Sipariş — Satın Alma Sözleşmeleri ayarını açarak Kapsamlı Satın Alma Siparişi oluşturabiliriz.
Bir kapsamlı satın alma siparişi formu aşağıdaki gibi karşımıza çıkıyor.
Formda satın almak istediğimiz ürünleri girdikten sonra Onayla butonu ile ilerliyoruz. Yeni Teklif butonu ve Teklif ve Sipariş sekmesi görünür hale geliyor.
Teklifleri oluşturduktan sonra aşağıdaki gibi satın almaları listeleyebiliriz.
Ben tekliflerden birini kabul ettiğimde diğer teklifleri iptal eden sözleşme türünü kullandığım için aşağıdaki gibi P00043 adındaki satın alma siparişini kabul etmiş oldum.
Başka bir işlem yapmama gerek kalmadan kapsamlı siparişim kapanmış oldu ve ürün satırlarındaki sipariş edilen miktarı da satın alma talebinde onayladığım miktarı otomatik olarak Odoo benim için doldurmuş oldu.
Burada dikkat etmemiz gereken ayar Sözleşme Türü alanı.
Seçim Türü alanında;
- Sadece bir teklif isteği seçeneğini kullanarak oluşturduğumuz satın alma tekliflerinden birini onayladığımız anda kapsamlı siparişimiz kapanır.
- Çoklu satın alma isteği seçeneğini kullandığımızda ise istediğimiz kadar satın alma siparişini onaylayabiliriz.
Yeni Teklif Ayarları altında;
- Satırlar kısmında eklediğimiz satırları kullanarak satın alma teklif talebi oluşturmasını sağlayabiliriz ya da satırları boş getirebiliriz.
- Miktarlar kısmında ise anlaşma miktarını seçtiğimizde farklı tedarikçilere talep açarken, manuel olarak girdiğimizde sadece bir tedarikçi ile anlaşabiliyoruz.
Bu yazıda, Odoo’nun Satın Alma modülünü kapsamlı bir şekilde inceledik. Tedarikçilerden teklif almadan, siparişleri onaylamaya ve faturaları işlemeye kadar olan süreci adım adım ele aldık. Bu sayede, Odoo kullanarak satın alma süreçlerini daha verimli bir şekilde yönetebilecek ve düzenli bir takip sağlayabileceksiniz.
